Qué esperar de un servicio integral de Gerencia de Proyectos
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Autor: Raquel Lozano
Contrario a lo que algunos creen, el servicio de gerencia de obra es mucho más que una supervisión de los contratistas involucrados en la construcción. Un buen servicio de Gerencia de Proyectos implica un trabajo de administración y gestión de múltiples aspectos, tales como el costo, el tiempo y la calidad de cada entregable.
En belive contamos con un servicio integral de Gerencia de Proyectos, el cual es ideal para aquellos desarrolladores que buscan delegar la parte técnica del negocio, y tener acceso a la experiencia colectiva de un grupo de más de X profesionales de la construcción.
En este artículo te compartimos lo que puedes esperar de este servicio integral en cada una de las fases del proyecto.
-Inicio del proyecto
El inicio formal del proyecto se marca con una junta entre el Cliente y la Gerencia, en la que se deben recopilar tres elementos que serán de suma importancia para la planeación:
● Información existente del proyecto, como puede ser el Plan de Negocio, planos arquitectónicos o acuerdos preexistentes
● Expectativas del cliente, las cuales incluyen expectativas de calidad, tiempo, costo e incluso sobre el servicio de la Gerencia
● Estrategias clave a implementar en la planeación y en la ejecución del proyecto
Con esta información se realiza el Fast Plan: un plan de acción inmediata con el cual el cliente puede visualizar los primeros pasos a seguir durante la planeación. Esto nos permite brindar valor desde las primeras semanas de trabajo, y nuestros clientes pueden contar con información valiosa sin tener que esperar a contar con el Plan de Proyecto terminado.
-Fase de planeación
El lema de belive es que buscamos hacer proyectos que sean viables en su planeación y exitosos en su ejecución. Por esta razón, nuestra prioridad es blindar el proyecto durante la fase de planeación, para anticiparnos a cualquier eventualidad y facilitar lo más posible la ejecución.
Para ello dividimos la planeación en dos sub-fases:
Planeación básica
En esta primera etapa, el proyecto es evaluado por un comité de planeación, el cual identifica e integra todas las estrategias y tácticas que pueden implementarse durante el proyecto, así como las bases de datos y benchmarks aplicables. Con esto es posible contar con propuestas de optimización e ingenierías de valor desde una etapa temprana de la planeación.
Con esta información se complementa el Fast Plan para convertirse en el Move Forward Plan, el cual presta especial atención al aspecto técnico del proyecto.
Planeación integral
Durante esta etapa de la planeación, el objetivo principal es lograr el acuerdo para la línea base del proyecto. Esto implica el desarrollo y la autorización de tres documentos clave:
● WBS (Work Breakdown Structure): un listado ordenado de todas las actividades que componen el proyecto
● Programa de tiempo: un cronograma que detalla la duración, la fecha de inicio y de terminación de cada actividad, para determinar la duración total del proyecto
● Presupuesto Base: el monto autorizado para cada partida del WBS
Estos tres elementos forman el belive Plan, y para asegurarnos de que la planeación está completamente blindada, llevamos a cabo una sesión llamada Shark Tank, en la cual se pone a prueba el proyecto por parte de expertos internos y externos del equipo de belive, para identificar y corregir cualquier punto débil o área de oportunidad.
Así, pasamos a la fase de ejecución con un belive Plan, Shark Proof.
-Fase de ejecución y control
En esta etapa, el objetivo principal del servicio de Gerencia es lograr la ejecución del proyecto acorde al plan autorizado.
Esto implica la gestión del proyecto desde varios puntos de vista, tanto técnicos como administrativos. Entre los procesos que utilizamos para controlar la ejecución del proyecto se encuentran:
● Issue log: un listado de las actividades a realizar, indicando al responsable y la fecha de entrega de cada uno
● Decision log: una lista de las decisiones que debe tomar el cliente para mantener el programa de tiempo
● Risk register: un registro de todos los riesgos potenciales y los planes de acción para mitigarlos
● Bitácora de obra: una descripción de las actividades realizadas en sitio
● Change log: una matriz en la que se detallan los cambios autorizados al proyecto
● Reportes de calidad y seguridad: documentos que comunican el estatus de ambos indicadores en obra
● Validación del alcance: una confirmación de que lo que se está realizando en sitio es igual al alcance autorizado en la planeación
Asimismo, durante la ejecución se lleva a cabo un monitoreo constante, a través de la elaboración de reportes que muestran los indicadores más importantes del proyecto:
● Reportes de tiempo: cronograma con corte a la fecha y curva S
● Control Presupuestal: cuánto se ha contratado, ejecutado y pagado
● Control contractual: por contratista, cuánto se le ha pagado, amortizado y retenido
● Estatus de abastecimientos
● Estatus de diseño e ingenierías
-Cierre del proyecto
Durante la etapa de cierre, el objetivo principal es terminar de forma positiva todas las relaciones contractuales del proyecto, asegurándonos del cumplimiento del alcance pactado al inicio.
En esta fase se realiza el proceso de entrega-recepción del producto, primero entre cada contratista y la Gerencia, y posteriormente entre la Gerencia y el cliente.
Algunas de las actividades que se llevan a cabo durante el cierre son:
● Punch lists parciales y Entrega benéfica (cuando se requieren entregas parciales)
● Recorridos y punch lists de pendientes finales
● Acta final de entrega recepción
● Cierres técnicos de contratos (terminación del avance físico)
● Cierres administrativos de contratos (terminación de avance financiero, 100% pagado)
● Gestión de fianzas aplicables
● Reporte final del proyecto
● Junta de cierre de proyecto
Como puede observarse, el servicio de Gerencia de Proyectos es mucho más que una supervisión de obra. El servicio integral de Gerencia asegura que los intereses de todos los involucrados se mantienen alineados durante todo el proyecto, y que el cliente esté protegido en todas las fases de la construcción.
Si te interesa saber más sobre este servicio integral de Gerencia de Proyectos, contáctanos. Nos encantará ayudarte a crear un proyecto inmobiliario de la mejor calidad.
